「エグゼクティブ秘書の「気配り」メモ」（佐藤直子）

エグゼクティブ秘書の「気配り」メモ

いいねえ。「エグゼクティブ」という響き。憧れるなあ！♪その秘書ってタイヘンそうだよね。

 

「他部署や外部とのパイプ役を務めたり、担当役員が効率的に仕事をできるように先回りして準備したりする秘書。本書では、上司や同僚、社外の人への気配りの仕方に悩む若手ビジネスパーソンを対象に、日産自動車で社長、会長などの役員秘書を歴任する秘書歴20年以上のキャリアを持つ著者が、職場で「気配り上手」になるためのちょっとしたコツとは？」そのエッセンスを紹介しよう。

 

・わたしはエグゼクティブの前に立つときとお客様の前に立つときでは、手の組み方を変えています。人の前に立つとき、両手を身体の前で組むことがありますが、右手と左手、どちらの手を上にするか、あるいは下にするか、あなたは意識をしたことがありますか?

 

エグゼクティブの前に立つときは、利き手である右手を上にして立ちます。

 

利き手を上にして手を組むことで、相手に「いつでもお役に立ちます」という意思表示をするためと、実際に相手に何かを頼まれたり、ふと手を差し伸べたりするときは、利 き手でなければ役に立てないからです。

 

・反対に、お客様の前では右手を下にして手を組みます。これは、利き手を左手で覆うことで、お客様に「ようこそいらっしゃいました」という気持ちを示すためです。気持ちは、言葉だけでなく身体全体で伝えるもの。つねに五感を働かせているわたしが 心がけていることです。

 

お客様とエグゼクティブ。秘書にとって、どちらも大切な存在であることに変わりありませんが、相手が気付かな いところで心得ることが大切と考えて、使い分けています。

 

・わたしは一日に一度、エグゼクティブが出社する前に、エグゼクティブの椅子に座ることにしています。なぜだと思いますか？エグゼクティブの気分を味わいたいから。一理あります。たし かに、エグゼクティブの気持ちを知ろうとすることは、秘書として当然のことです。 しかし、もっと大切なことがあります。

 

わたしがエグゼクティブの椅子に座るのは、エグゼクティブが、本当に仕事がしやすい環境なのかどうかをたしかめるためです。戦略を練る、考え事をする、長い会議の後、ホッと一息ついて次に備える。エグゼクティブにとっての執務室は、大切な空間です。

 

わたしにとっては、エグゼクティブがふと疲れた表情や肩を落としている姿を目にする 場所です。エグゼクティブのそんな場面を見るたび、「ここを癒しの空間にしなくては！」と思いますし、いかに創り上げるかが秘書の腕の見せどころなのです。

 

・秘書になって驚いたことのひとつに、エグゼクティブの縁を大切にする姿勢があります。どんなにスケジュールが厳しくても、なるべく多くの人の面談の希望を叶えて会おうとします。誰にも等しく時間をつくろうとする、これがエグゼクティブです。

 

なぜかというと、縁や出会いに、思わぬ可能性があるからです。

 

エグゼクティブは、数万人の従業員のトップに上り詰めるわけですから、縁を活かして今があるのです。自分の置かれている立場、人の期待や願いをよくわかっているからこ そ、時間を理由に断れないのが、エグゼクティブです。そして、この考えこそが縁を活かし、 自らを活かしてきたのでしょう。

 

ほんと、その通りだね。共感するねー。オススメです。(=^・^=)

エグゼクティブ秘書の「気配り」メモ